Gestión
Documentación
El gestor documental de s360: el sitio donde viven los ficheros que acompañan al trabajo —contratos, planos, fotos, certificados, informes— sin que haya que buscarlos en el correo de nadie.
En el menú lateral: el mosaico Documentación de Gestión.
Cómo está organizado#
Los documentos no son una carpeta suelta: cuelgan de algo. Cada fichero queda asociado al registro al que pertenece, y por eso se ve desde dos sitios:
- Desde este listado, que muestra todos los documentos de la empresa.
- Desde la pestaña Documentación de cada ficha —proyecto, tarea, parte, cliente, persona, activo—, que muestra solo los suyos.
Adjunta desde la ficha, consulta desde aquí
Subir el fichero desde la ficha del trabajo al que pertenece es lo que garantiza que quede bien clasificado. Este listado sirve para buscar cuando no recuerdas de qué proyecto era.
Qué muestra#
| Dato | Qué indica |
|---|---|
| Descripción | Con qué nombre lo reconoces |
| Nombre del fichero | El fichero real, con su extensión |
| Tipo de origen | De qué entidad cuelga: proyecto, tarea, parte, cliente… |
| Tamaño | Lo que ocupa |
| Creado el y Creado por | Cuándo se subió y quién |
| Vigente | Si sigue en uso |
La cabecera lleva el buscador y el filtro de vigentes, y la pantalla muestra la ocupación total: cuánto espacio llevan consumido los documentos de la empresa.
La ocupación total no es decorativa
El almacenamiento tiene un límite contratado. Si el total crece sin control, suele ser por fotos de móvil adjuntas a los partes. Revisarla de vez en cuando evita la sorpresa.
Qué se puede hacer#
- Adjuntar un documento y darle su descripción.
- Descargar o abrir el fichero.
- Buscar por descripción o por nombre de fichero.
- Retirar un documento marcándolo como no vigente, que es preferible a borrarlo cuando ya se ha referenciado en un trabajo cerrado.
Problemas frecuentes#
No encuentro un documento que sé que subí. Comprueba el filtro de vigentes y busca por el nombre del fichero en lugar de por la descripción: la descripción la escribe quien lo sube, y no siempre coincide con lo que recuerdas.
El fichero no se abre. Descárgalo en lugar de abrirlo en el navegador: los formatos que el navegador no sabe mostrar se ven así sin problema.
Sección en preparación
Las capturas de esta pantalla están pendientes de una revisión de contenido antes de publicarse. La descripción de arriba es válida; el detalle pantalla a pantalla llegará en la próxima revisión del manual.
Qué viene después#
Cada ficha tiene su propia pestaña de documentación: Ficha de proyecto y Ficha de tarea.