Configuración
Auxiliares · Documentos y condiciones
Los seis catálogos que deciden cómo se numera, cómo se cobra y a qué precio. Es la familia que más toca la contabilidad, y la que menos conviene improvisar.
Actividades#
La actividad de negocio bajo la que se trabaja: Mantenimiento, Instalación, Reforma, Obra nueva.
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Código | Entra en el código de los documentos. Manténlo corto |
| Descripción | Lo que se lee en los desplegables |
| Centro de coste 1, 2 y 3 | Los centros de coste que viajan al programa de contabilidad |
| Tipo contable | La clasificación contable de esa actividad |
| Orden · Vigente | Los campos estándar |
Dónde se usa: en proyectos, tareas, partes, presupuestos, albaranes y expedientes de calidad. Prácticamente todo documento lleva actividad.
El código del documento se forma con actividad y serie
Un código como 001-001-14 es actividad, serie y número correlativo. Por eso el
código de la actividad conviene que sea corto y estable: aparece en todos los
documentos que emitas.
Es la dimensión con la que la dirección quiere ver el negocio
«Cuánto facturamos de mantenimiento frente a instalación» se contesta agrupando por actividad. Si solo tienes una, esa pregunta no tiene respuesta.
Series#
Las series de numeración de los documentos.
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Código | La parte de la serie que entra en el código del documento |
| Descripción | Su nombre |
| Centro de coste 1, 2 y 3 | Como en actividades, para la contabilidad |
| Orden · Vigente | Los campos estándar |
Dónde se usa: en todos los documentos, junto con la actividad. La serie por defecto se fija en Opciones de la empresa › Ficheros Maestros.
Cambiar una serie en marcha rompe la numeración
La numeración es correlativa dentro de cada serie. Añadir series nuevas no tiene ningún riesgo; cambiar el código de una serie que ya tiene documentos emitidos, sí: los códigos antiguos dejan de encajar con los nuevos.
Una serie por delegación, por ejercicio o por nada
Si no tienes un motivo claro —delegaciones separadas, exigencia de la gestoría—, una sola serie es más fácil de vivir. Las series se añaden cuando hacen falta, no por si acaso.
Tarifas#
Las tarifas de precios aplicables a clientes y documentos.
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Código · Descripción · Orden · Vigente | Los campos estándar |
Dónde se usa: en la ficha de cliente como tarifa por defecto, en proyectos, y al valorar las líneas de presupuestos y albaranes.
La tarifa del cliente se arrastra sola
Si un cliente tiene tarifa asignada, sus documentos nacen con ella. Es la forma de que nadie tenga que acordarse de aplicar el precio pactado.
Formas de pago#
Cuándo se cobra: contado, 30 días, 30-60-90, fin de mes.
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Código · Descripción | Los campos estándar |
| Observaciones | Las precisiones del acuerdo |
| Orden · Vigente | Los campos estándar |
Dónde se usa: en la ficha de cliente y en la cabecera de los documentos de venta.
Documentos de pago#
Con qué se cobra: transferencia, recibo domiciliado, pagaré, confirming, efectivo.
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Código · Descripción | Los campos estándar |
| Observaciones | Las precisiones del acuerdo |
| Orden · Vigente | Los campos estándar |
Dónde se usa: igual que las formas de pago, en el cliente y en la cabecera del documento.
Son dos cosas distintas y por eso son dos listas
«A 60 días» es la forma; «por pagaré» es el documento. Un mismo cliente puede pagar a 60 días unas veces por transferencia y otras por pagaré.
Períodos de Renovación#
Cada cuánto se renueva un contrato de mantenimiento.
| Campo | Qué decide |
|---|---|
| Descripción | El nombre: Anual, Semestral, Trimestral |
| Meses | El número de meses del periodo. Es el dato que usa el cálculo |
| Renovable | Si los contratos con este periodo entran en la renovación |
| Orden · Vigente | Los campos estándar |
Dónde se usa: en la ficha de proyecto, y es lo que alimenta el proceso de Renovar proyectos.
La descripción no manda: mandan los meses
Si creas un periodo llamado «Anual» pero con 6 en el campo meses, los contratos se renovarán cada medio año sin que nadie lo note hasta que llegue la segunda factura del ejercicio.
Si un contrato no aparece al renovar, empieza por aquí
O su periodo no está marcado como renovable, o el proyecto no lo tiene asignado. Es el primer sitio donde mirar.
Qué viene después#
Clasificación del trabajo, o vuelve al índice de Auxiliares.