Flujos de trabajo
De la tarea al albarán
Este es el circuito que recorre el trabajo en s360, desde que entra hasta que está listo para facturar. Si entiendes estos seis pasos, entiendes la aplicación.
El circuito#
- Entra el trabajo. Un cliente llama, toca un mantenimiento o arranca un proyecto. Se crea una tarea.
- Se planifica. Se asignan personas y franjas horarias. Puede hacerse desde la propia tarea o, mejor, desde el planificador, que da la vista de toda la carga.
- Se ejecuta. El técnico hace el trabajo y lo registra en un parte: horas, materiales, gastos.
- Se sirve. Cuando el trabajo está terminado y revisado, se marca como servido. Eso lo pone en la cola de facturación.
- Se genera el albarán. Con lo servido se prepara el albarán, que es el documento que se entrega y del que sale la factura.
- Se factura. El albarán pasa a tu programa de gestión, o se factura desde s360 según cómo lo tengáis montado.
Dónde empieza cada cosa#
No todo el trabajo empieza igual, y s360 lo contempla:
| Si el trabajo nace de… | Empieza en |
|---|---|
| Un aviso puntual de un cliente | Una tarea suelta |
| Un proyecto o contrato ya cerrado | La ficha del proyecto, creando tareas desde ella |
| Un mantenimiento programado | La planificación, que genera las tareas cuando toca |
| Una cuota periódica | El bloque de cuotas del proyecto |
Todos desembocan en lo mismo: tarea → parte → servido → albarán.
El presupuesto, cuando hace falta#
Si el cliente tiene que aprobar antes, se intercala un presupuesto: se genera desde la tarea o desde el proyecto, se envía, y cuando lo aceptan se convierte en albarán sin volver a teclear nada.
┌─ presupuesto ─ (aprobación del cliente) ─┐
│ │
tarea ── parte ┴──────────── servido ──────────────────── albarán ── factura
Las tres preguntas que más se hacen#
¿Puedo facturar sin parte?
Puedes generar un albarán directamente desde la tarea o el proyecto. Pero entonces no queda registro de quién hizo el trabajo ni cuánto tiempo costó, y pierdes el informe de rentabilidad. Como norma, mejor pasar por el parte.
¿Qué pasa si sirvo algo por error?
Servir no emite nada. Marca el trabajo como listo para facturar y lo saca de la lista de pendientes. Se puede deshacer, pero conviene hacerlo antes de generar el albarán.
¿Por qué no me aparece un parte al hacer el albarán?
Las tres causas, por orden de frecuencia: el parte no está servido, sus conceptos no están marcados como facturables, o hay un filtro puesto en el listado desde el que estás trabajando.