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Visión general
Este addon envía correos personalizados de forma masiva desde a3ERP. Tú eliges a quién escribir seleccionando registros en una parrilla, eliges qué decirles seleccionando una plantilla, y el módulo compone y envía un correo distinto para cada destinatario con sus propios datos.
El caso típico es la comunicación recurrente con clientes: avisar de vencimientos próximos, reclamar recibos impagados, mandar una circular con el detalle de la cartera de cada uno o enviar a cada cliente la documentación vinculada a sus facturas. Todo eso se haría de otro modo cliente por cliente, copiando y pegando.
La idea de fondo#
El módulo se apoya en tres piezas. Entender cómo encajan es casi todo lo que hace falta para usarlo bien.
| Pieza | Qué decide | Quién la prepara |
|---|---|---|
| La vista | A quién se escribe y qué datos hay disponibles para personalizar el texto | Soporte, una vez |
| La plantilla | Qué se dice, con qué formato y con qué adjuntos | Tú, cuando quieras |
| El envío | Cuándo salen los correos | Automático, en el servidor |
Una vista es una consulta preparada a la base de datos de a3ERP que devuelve una lista de candidatos: por ejemplo, todos los clientes con un vencimiento en los próximos siete días, con su nombre, su NIF, su importe pendiente y su dirección de correo. Aparece en el desplegable Vista de la pantalla y no se puede editar desde ahí: si necesitas otra lista o un dato más, hay que pedirla.
Una plantilla es un documento de Word guardado como página web en una carpeta del servidor. Donde quieras que aparezca un dato del cliente, escribes el nombre de la columna entre llaves dobles, por ejemplo {{Nombre cliente}}, y el módulo lo sustituye por el valor de cada fila al enviar.
Cómo se reparte el trabajo#
Cuando pulsas Procesar, los correos no salen en ese momento: el módulo los deja preparados en una cola y termina. Un proceso que corre en el servidor revisa esa cola cada pocos minutos, envía lo que haya pendiente y lo marca como enviado.
Esa separación es deliberada y tiene tres ventajas que se notan en el día a día:
- No te quedas esperando. Programar cuatrocientos correos tarda lo mismo que programar cuatro, y puedes seguir trabajando en a3ERP.
- Un fallo no te bloquea. Si el servidor de correo rechaza un envío concreto, el resto sale igualmente y el que ha fallado se reintenta en la siguiente pasada.
- Las credenciales del correo viven en el servidor, no en tu puesto.
La contrapartida es que entre pulsar Procesar y ver el correo en la bandeja del destinatario pasan unos minutos. Es normal: no es un fallo.
Quién recibe copia
Hay configurada una dirección de notificaciones que recibe copia oculta de todos los envíos y, si algo falla, un resumen de los errores al terminar cada pasada. Suele ser una dirección interna, para tener constancia de lo que se ha enviado.
Qué necesitas tener listo#
Antes de tu primer envío conviene comprobar tres cosas:
- Que existe una vista que devuelva a los destinatarios que buscas, y que incluye la columna con su dirección de correo.
- Que los clientes o contactos implicados tienen la dirección de correo informada en a3ERP. Las filas sin dirección se descartan y el módulo te avisa de cuáles.
- Que tienes la plantilla guardada en la carpeta de plantillas, con su carpeta de archivos al lado si lleva imágenes o adjuntos.
Por dónde seguir#
- Crear y mantener plantillas para preparar el texto que se enviará.
- Generar envíos para el paso a paso de la pantalla.
- Preguntas frecuentes para las dudas habituales, empezando por "he pulsado Procesar y no ha llegado nada".