Datos adicionales en la factura

Los datos que quieras que aparezcan en el fichero de factura electrónica se anotan en la propia factura, antes de emitirla. No hay ninguna pantalla aparte.

Dónde están los campos#

En la factura de venta encontrarás campos nuevos cuya descripción empieza por FACe:. Ese prefijo es la forma de distinguirlos de los campos propios de a3ERP y de los que puedan haber añadido otros módulos.

Los hay en dos sitios:

En la cabecera de la factura, para datos que valen para toda la factura:

En las líneas de la factura, cuando cada línea corresponde a un contrato o a un pedido distinto:

Si todas las líneas comparten la misma referencia, basta con ponerla en la cabecera.

Dos ejemplos#

Una factura, un contrato. Facturas al ayuntamiento el mantenimiento del primer trimestre, dentro del contrato CTR-2026-0143. En la cabecera anotas la referencia del contrato y las dos fechas del periodo, 01/01/2026 y 31/03/2026. No tocas nada en las líneas. El fichero sale con los tres datos, y las líneas quedan como siempre.

Una factura, varios contratos. Agrupas en una sola factura el trabajo de tres expedientes distintos, uno por línea. Aquí la referencia no vale para toda la factura, así que dejas vacía la de cabecera y anotas en cada línea la suya: CTR-2026-0143, CTR-2026-0187 y CTR-2026-0201. Cada línea del fichero lleva la referencia que le corresponde.

Si por lo que fuera rellenases las dos, la de cabecera y las de línea, cada una iría a su sitio: son datos distintos del fichero, no se pisan.

Cuándo rellenarlos#

Antes de emitir la factura electrónica. El módulo lee los campos en el momento de generar el fichero, así que lo que escribas después no se refleja en un fichero ya emitido: habría que volver a emitirlo.

Puedes rellenarlos al crear la factura o más tarde, mientras no la hayas emitido.

Un campo vacío no genera nada#

Si dejas un campo en blanco, el fichero sale sin ese dato, sin avisos y sin error. Es lo normal y lo deseable: no todas las facturas necesitan todos los campos.

La consecuencia práctica es que el módulo no te recuerda que rellenes algo. No puede saber que esta factura concreta necesitaba la referencia de contrato. Si el organismo la exige, comprobarlo antes de emitir sigue siendo cosa tuya.

Qué campos usa realmente tu empresa#

No todos tienen por qué estar en uso. La correspondencia entre estos campos y el fichero se define en la puesta en marcha, según lo que pida el organismo o el cliente al que factures. Puede que en tu caso sólo se usen dos de ellos.

Si no sabes cuáles debes rellenar, pregúntalo a quien implantó el módulo: es información de la configuración de tu empresa, no algo que se deduzca de la pantalla.

Cuidado con la longitud#

Es lo que más incidencias provoca. El campo de información adicional admite mucho texto, pero el sitio del fichero al que va a parar suele admitir bastante menos.

Según cómo esté configurado el módulo para tu empresa, un texto demasiado largo hará una de estas dos cosas:

• Se recorta y la factura se emite con el texto acortado.
• La emisión se detiene y a3ERP te muestra un aviso indicando la factura, el campo, lo que has escrito y la longitud máxima admitida.

Si ves ese aviso, acorta el texto y vuelve a emitir. Y si te ocurre a menudo con el mismo campo, coméntalo: puede que convenga revisar la configuración.

Facturas con kits#

Si la factura incluye kits, verás que el fichero recoge la línea del kit pero no sus componentes. Es el comportamiento normal de a3ERP, y el módulo lo respeta: los datos adicionales de línea se anotan en la línea del kit, no en los componentes.