Guía del usuario

Esta guía está pensada para quien trabaja con los contactos desde Salesmanago o desde a3ERP sin necesidad de conocer cómo está montado el sincronizador por dentro: qué información viaja de un sistema al otro, cuándo lo hace, qué significa cada etiqueta y qué conviene hacer (y no hacer) para que las dos herramientas sigan contando lo mismo. Los detalles técnicos están en el resto de artículos de esta sección, enlazados donde corresponde.

Qué se sincroniza y cuándo#

El sincronizador se ejecuta una vez al día, de madrugada, de lunes a viernes. En cada ejecución hace dos cosas, en este orden:

1. Sube a Salesmanago los contactos que han cambiado en a3ERP desde la ejecución anterior, con sus datos, propiedades y etiquetas al día.
2. Baja a a3ERP las bajas de comunicaciones (opt-out) que se han producido en Salesmanago desde la ejecución anterior.

La consecuencia práctica es sencilla: un cambio hecho hoy en a3ERP se ve en Salesmanago mañana por la mañana, y una baja solicitada hoy desde un correo de Salesmanago se refleja en a3ERP mañana. Los cambios hechos en fin de semana esperan a la madrugada del lunes.

Qué contactos entran#

Viajan a Salesmanago los contactos de a3ERP que cumplen dos condiciones a la vez: pertenecen a un cliente o a un cliente potencial, y tienen correo electrónico informado en la relación de contacto con esa empresa. Un contacto de un proveedor, o un contacto sin correo, no se sincroniza.

Cada correo es un contacto en Salesmanago. Si una misma persona está relacionada con dos empresas en a3ERP, cada relación tiene su propio correo (a3ERP no permite repetir un correo en dos relaciones de contacto) y en Salesmanago aparecen dos contactos, uno por correo, cada uno con las etiquetas de su empresa.

Qué datos viajan#

Del contacto se envían nombre y apellidos, correo, teléfonos, la empresa a la que pertenece, si es cliente o potencial, el código de cliente y la dirección comercial de la empresa. Además se envían las propiedades y las etiquetas que se detallan a continuación.

Propiedades del contacto#

En la ficha de contacto de Salesmanago aparecen dos bloques de propiedades que vienen de a3ERP.

Standard details#

Si la característica no está informada en la ficha, la propiedad no se envía.

Dictionary details#

Son propiedades numéricas, pensadas para filtrar por rangos.

Etiquetas#

Las etiquetas son la herramienta principal para segmentar campañas y por eso son lo que más cuida el sincronizador. Todas las que vienen de a3ERP siguen el mismo formato: un prefijo de cuatro letras, un guion y el valor. El valor se escribe siempre en mayúsculas, sin acentos, sin puntos ni comas y con los espacios convertidos en guion bajo. Así, la empresa "Esofitec Global Solutions, S.L." se convierte en la etiqueta EMPR-ESOFITEC_GLOBAL_SOLUTIONS_SL.

Etiquetas de clientes y potenciales#

Etiquetas de clientes con mantenimientos#

Solo las tienen los clientes, porque dependen de las cuotas de mantenimiento contratadas.

Un cliente puede tener a la vez MANT-A3EQUIPO y BAJA-A3EQUIPO si tiene dos mantenimientos de ese producto y uno está de baja. MANT-ACTIVO y MANT-BAJA, en cambio, nunca coinciden.

Cómo se actualizan las etiquetas#

Cuando un contacto vuelve a subir a Salesmanago, el sincronizador compara sus etiquetas: añade las que le corresponden y no tiene, y quita las que tiene y ya no le corresponden. Si un cliente da de baja su último mantenimiento, en la siguiente subida de sus contactos pierden MANT-ACTIVO y ganan MANT-BAJA. Las etiquetas que ya tenía y siguen aplicando no se tocan, así que el contador de etiquetas de Salesmanago no cambia.

Convivencia con las etiquetas manuales#

El sincronizador solo gestiona las etiquetas que siguen su formato de cuatro letras y guion. Cualquier otra etiqueta que exista en Salesmanago la ignora por completo: ni la añade ni la quita. Eso es lo que permite seguir creando etiquetas a mano para campañas, listas o segmentaciones propias sin que desaparezcan cada noche.

Lo mismo ocurre con los datos que vienen de a3ERP: si en Salesmanago se corrige a mano el teléfono, la empresa o una propiedad de un contacto, la corrección durará hasta que ese contacto vuelva a subir desde a3ERP, momento en que se sobrescribe. El dato bueno hay que corregirlo en a3ERP, y Salesmanago lo recibirá a la mañana siguiente.

Bajas de comunicaciones y opt-out#

Aquí conviene tener claro qué sentido tiene cada acción, porque no todas viajan en las dos direcciones.

Desde Salesmanago hacia a3ERP#

Cuando un contacto se da de baja desde un correo o se le marca el opt-out de correo en su ficha de Salesmanago, a la mañana siguiente a3ERP desmarca la casilla Enviar e-mail de la ficha del contacto. Si más adelante el opt-out se retira en Salesmanago, la casilla se vuelve a marcar.

Solo viaja el opt-out de correo. El opt-out de teléfono de Salesmanago y la casilla Permitir publicidad de a3ERP no se sincronizan.

Desde a3ERP hacia Salesmanago#

La casilla Enviar e-mail de a3ERP es solo un destino: desmarcarla a mano en a3ERP no provoca ningún opt-out en Salesmanago, y en la siguiente bajada volverá al valor que tenga Salesmanago. Para dar de baja un contacto en Salesmanago desde a3ERP hay una única vía: marcar la relación de contacto como obsoleta. A la mañana siguiente el contacto queda con opt-out de correo y de teléfono en Salesmanago, aunque conserva su ficha, su histórico y sus etiquetas.

Si se cambia el correo de un contacto en a3ERP, en Salesmanago ocurre lo siguiente: el contacto con el correo antiguo recibe el opt-out y se crea un contacto nuevo con el correo nuevo. El histórico, la puntuación y las etiquetas manuales del contacto antiguo no pasan al nuevo.

Los contactos que se crean nuevos en Salesmanago desde a3ERP nacen con opt-in, porque así los da de alta la propia plataforma. La base legal para comunicarse con ellos hay que gestionarla en a3ERP y en Salesmanago como con cualquier otro contacto.

Qué hacer cuando algo no cuadra#

Antes de abrir una consulta a soporte, estas comprobaciones resuelven la mayoría de los casos.

Forzar que un contacto se reenvíe#

La forma más rápida de que un contacto vuelva a subir con todos sus datos y etiquetas al día es abrir su relación de contacto en a3ERP y guardarla, aunque no se cambie nada. A la mañana siguiente estará actualizado en Salesmanago. Si son muchos contactos, o hace falta reenviar todos los de un cliente, soporte puede hacerlo en bloque.

Pedir una etiqueta o propiedad nueva#

Las etiquetas y propiedades no las decide el sincronizador: se definen en una consulta de base de datos que soporte puede ampliar sin tocar la aplicación. Para pedir una nueva conviene indicar tres cosas:

• Qué dato de a3ERP la origina y con qué condición (por ejemplo, "los clientes que tienen informado el campo X de la ficha").
• El nombre exacto que debe tener en Salesmanago, respetando el formato de cuatro letras, guion y valor.
• Si es de clientes, de potenciales o de ambos.

Una vez creada, la etiqueta llegará a cada contacto la próxima vez que suba. Para que llegue a todos de golpe hay que pedir a soporte un reenvío masivo.

El correo de resumen#

Cada ejecución termina con un correo a la dirección configurada con el asunto "Importación SalesManago finalizada exitosamente" o "finalizada con errores". Cuando hay errores, el cuerpo lista cada uno con el contacto afectado y el motivo. Si marketing quiere recibirlo, o dejar de recibirlo, es un cambio de configuración que hace soporte.

Hay dos familias de errores. Los que empiezan por "Ocurrió un error…" o "No se pudo…" afectan a un contacto concreto: el resto de la ejecución ha continuado con normalidad y solo ese contacto queda pendiente. Los que empiezan por "Error…" afectan a toda la subida o toda la bajada de esa noche, y en ese caso nada de lo que había pendiente se ha procesado.

Los errores de un contacto concreto no se reintentan automáticamente: el contacto volverá a subir cuando algo suyo cambie en a3ERP o cuando se fuerce su reenvío como se explica más arriba.

Para saber más#

• Datos sincronizados: la versión técnica de este catálogo, con las tablas y campos de a3ERP de los que sale cada dato.
• Funcionamiento: el ciclo completo de una ejecución, con el detalle de qué cambios detecta a3ERP.
• Resolución de problemas: la guía de diagnóstico para soporte.