Calidad
Buzón de entrada
El buzón es la puerta del módulo. Aquí llega todo lo que alguien ha notificado antes de que nadie decida si es grave o no: una queja de un cliente, un fallo detectado en una revisión, un aviso de un técnico.
En el menú lateral: Calidad › Buzón de entrada.
Para qué sirve separar el buzón de las no conformidades
Porque no todo lo que se notifica es una no conformidad. Si todo entrara directamente al registro formal, el indicador de calidad se llenaría de ruido y dejaría de significar nada. El buzón es el filtro: entra todo, y solo pasa lo que se decide que pase.
Qué muestra la lista#
| Columna | Qué indica |
|---|---|
| Notificada el | Cuándo se registró la incidencia en s360 |
| Notificada por | La persona que la comunica |
| Departamento que notifica | De dónde viene el aviso |
| Origen | Si se creó a mano o llegó desde una tarea, un parte o la app |
| Fecha de suceso | Cuándo ocurrió de verdad, que no tiene por qué ser el mismo día |
| Tipo | La clasificación, del catálogo de tipos de incidencia |
| Impacto | Cómo de grave es |
| Título | El resumen en una línea |
«Notificada el» y «Fecha de suceso» no son lo mismo
Una incidencia puede ocurrir un viernes y notificarse el lunes. Los informes de calidad se leen por fecha de suceso, porque es la que dice cuándo falló el proceso; la fecha de notificación sirve para medir cuánto se tarda en enterarse.
Los botones de la cabecera#
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| + | Registra una incidencia nueva |
| Exportar | Vuelca a un fichero lo que estés viendo |
| Filtrar (embudo) | Acota por tipo, impacto, departamento o fechas |
| Editar (lápiz) | Abre la incidencia seleccionada |
| Eliminar (papelera) | Borra la incidencia |
Y el buscador de la derecha, que filtra por el texto de la incidencia mientras escribes.
El segundo icono no abre: exporta
Para abrir una incidencia, selecciónala y pulsa el lápiz. Es el mismo patrón que en Gestión de no conformidad.
La ficha de la incidencia#
Se abre en una ventana sobre la lista, con dos pestañas: Principal y Documentación.
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Título | El resumen en una línea. Es lo que se lee en todas las listas |
| Descripción | Los hechos |
| Fecha suceso | Cuándo ocurrió |
| Tipo | Del catálogo de tipos de incidencia |
| Impacto | Del catálogo de tipos de impacto |
| Originada desde | De dónde viene: Calidad, una tarea, un parte… |
| Notificada por | Quién avisa |
| Departamento que notifica | A qué departamento pertenece quien avisa |
En Documentación se adjuntan ficheros —la foto del defecto, el correo del cliente— y se pueden volver a descargar.
Guardar confirma los cambios; Volver sale. Como en el resto de s360, Guardar solo se enciende cuando hay algo que guardar.
La descripción es la parte que se relee dentro de seis meses
Cuando alguien analice la causa raíz, lo único que tendrá será lo que se escribió aquí. «Problema con el cliente» no sirve. «El cliente avisa de que la revisión trimestral se hizo con nueve días de retraso» sí.
Las tres salidas del buzón#
El icono de tres rayas al principio de cada fila abre el menú donde se decide qué se hace con esa incidencia. Los mismos tres botones están abajo a la izquierda dentro de la ficha.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Crear no conformidad | La convierte en expediente formal: recibe código y estado, y pasa a Gestión de no conformidad |
| Adjuntar a no conformidad | La engancha a un expediente que ya existe, eligiéndolo de una lista |
| Descartar notificación | La retira sin abrir expediente, dejando constancia de que se revisó |
Adjuntar, no duplicar
Cuando lo que entra es otra manifestación de un problema que ya tiene expediente abierto, adjúntala. Así se ve cuántas veces se ha repetido lo mismo sin repartir el análisis entre dos fichas que nadie volverá a cruzar.
Descartar no es borrar
Descarta en lugar de eliminar. Una incidencia descartada deja constancia de que alguien la miró y decidió; una eliminada no deja nada, y en la siguiente auditoría no podrás demostrar que se revisó.
Cómo llegan las incidencias#
Además del alta manual con +, una incidencia puede nacer dentro del trabajo:
- Desde una tarea. En la ficha de tarea hay una acción para abrir una incidencia; s360 la crea ya apuntando a esa tarea, con su código, y propone una descripción de partida.
- Desde la aplicación móvil o desde un parte, cuando el técnico detecta algo en el sitio.
En todos esos casos quedan rellenos Originada desde y el documento de origen, y desde el expediente se puede saltar al trabajo que la provocó.
Levantar la incidencia donde ocurre cuesta menos
Abrirla desde la tarea evita el «ya lo apuntaré luego», y deja la trazabilidad hecha: quién, cuándo y sobre qué trabajo.
Problemas frecuentes#
No puedo clasificar la incidencia: los desplegables están vacíos. Faltan los catálogos. Se rellenan una vez y sirven para siempre.
Una incidencia ya no está en el buzón. O se convirtió en no conformidad —búscala en Gestión de no conformidad— o se descartó.
No encuentro el expediente al que adjunté una incidencia. Busca por el código de la no conformidad: la incidencia adjunta no aparece como expediente propio, sino dentro del que la recibió.
Qué viene después#
Lo que pasa el filtro sigue en Gestión de no conformidad, donde se abre el expediente.