Preguntas frecuentes

Las dudas que aparecen siempre al empezar con el módulo, y las respuestas cortas.

Sobre el circuito#

¿Toda incidencia tiene que acabar en no conformidad? No, y ese es el sentido del buzón. Entra todo lo que alguien notifica; solo se convierte en expediente lo que lo merece. Lo demás se descarta dejando constancia de que se revisó.

¿Cuándo convierto y cuándo descarto? El criterio lo pone cada empresa, pero la regla práctica es: si hay que hacer algo para que no vuelva a pasar, es no conformidad. Si se resolvió en el momento y no revela un fallo del proceso, se descarta.

¿Y si lo mismo entra tres veces? Adjunta las dos siguientes al expediente que ya existe, en lugar de abrir tres. Así queda registrado que se repitió, que es justo el dato que interesa, y el análisis no se divide.

¿Se puede deshacer una conversión? Una vez creado el expediente tiene código y vida propia. Si se creó por error, lo honesto es cerrarlo indicando en su análisis por qué no procedía, en lugar de borrarlo.

Sobre el trabajo diario#

¿Quién debería rellenar el análisis? Quien sepa lo que pasó, no necesariamente quien lleve la calidad. La ficha se puede ir completando a lo largo de los días: no hace falta saberlo todo el primer día.

Una acción se ha retrasado. ¿Qué hago? Cambia su estado y deja un seguimiento explicando por qué. Mover la fecha límite sin dejar rastro es lo que convierte un sistema de calidad en un trámite.

¿Qué diferencia hay entre seguimiento y evaluación? El seguimiento cuenta cómo va la acción mientras se ejecuta. La evaluación responde, después, a si ha servido: si el problema ha dejado de aparecer.

¿Cuándo cierro un expediente? Cuando sus acciones están verificadas y la evaluación dice que el problema no se ha repetido. Un expediente abierto para siempre tapa a los que de verdad siguen vivos.

Sobre la configuración#

Los desplegables salen vacíos. Faltan los catálogos. Son seis y se rellenan una vez.

He desmarcado un tipo como no vigente y sigue apareciendo en expedientes viejos. Es lo correcto: se retira de los desplegables para lo nuevo y se conserva en lo ya clasificado, para que el histórico siga cuadrando.

Los indicadores dicen que tengo expedientes abiertos que yo cerré. Mira el tipo de estado de ese estado en el catálogo: si no está marcado como FINAL, la aplicación lo cuenta como abierto por mucho que se llame «Cerrada».

¿Puedo añadir campos propios a las no conformidades? Sí, desde Configuración › Campos adicionales. Aparecen en la última pestaña de la ficha.

Sobre los informes#

¿Cómo le enseño a un cliente qué hemos hecho? Con el informe 8D, que s360 arma en PDF con el contenido del expediente.

El informe sale con huecos. No es un fallo del informe: es que el expediente está incompleto. Suele faltar el análisis o la causa raíz del catálogo.

¿Puedo saber qué problema se repite más? Sí, y para eso sirve la causa raíz del catálogo, no el texto libre. Si todos los expedientes tienen su causa elegida de la lista, agrupar por ella contesta la pregunta; si solo hay texto, no hay forma.

Qué viene después#

Si estás empezando, el orden es: los catálogos primero, luego el buzón y, cuando haya algo que tratar, la ficha de no conformidad.