Calidad
Ficha de no conformidad
El expediente. Aquí está todo lo que se sabe de una no conformidad y todo lo que se ha hecho con ella: qué pasó, por qué pasó, qué se decidió y si funcionó.
Se abre desde Gestión de no conformidad: se selecciona la fila y se pulsa el lápiz de la barra de botones.
El segundo icono de la barra no abre: exporta
En el listado, el icono que parece «abrir» es Exportar. El expediente se abre con el lápiz.
Lo que se ve siempre#
A la izquierda hay una columna de contexto que no cambia al moverte entre pestañas:
- El código del expediente y la fecha de notificación.
- De dónde se origina y quién la reportó.
- El tipo de incidencia.
- Cuándo sucedió.
- Quién trabaja en este asunto: los responsables de las acciones abiertas.
Abajo, el botón PDF genera el documento del expediente para enviarlo o archivarlo. A la derecha, Volver y Guardar.
Guardar está apagado hasta que cambias algo
Si el botón se ve gris es que no hay nada pendiente. En cuanto modificas un campo se enciende: no salgas con Volver sin pulsarlo.
Las seis pestañas#
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| No Conformidad | Los datos principales: qué es, cuándo, quién y cómo se clasifica |
| Análisis | El trabajo de fondo: descripción detallada, análisis inicial y causa raíz |
| Acciones | Qué se va a hacer, quién y para cuándo, con su seguimiento y su evaluación |
| Notificaciones | Los avisos enviados sobre este expediente |
| Documentación | Los ficheros adjuntos: fotos, informes, correos |
| Campos adicionales | Los campos propios que haya definido tu empresa |
No Conformidad#
Los datos principales, repartidos en tres zonas:
| Zona | Campos |
|---|---|
| Centro | Título y Descripción inicial |
| Derecha | Tipo, Actividad, Serie, Referencia, Impacto, Estado, Fecha Notificación, Notificada por y Departamento que notifica |
| Inferior | Fecha Suceso, Departamento afectado, Artículo afectado, Nº Serie / Lote, Nº Pieza, Cantidad afectada, Aplicación origen, Documento origen, Nº documento origen y Última fase editada |
Actividad y Serie forman el código
El código del expediente se compone de la actividad, la serie y un número correlativo. Se rellenan solas con los valores por defecto de tu empresa.
Artículo afectado, número de serie y cantidad no son relleno
Son los campos que permiten responder a «cuántas piezas de ese lote salieron mal» sin releer treinta expedientes. Si tu trabajo es de producto, rellénalos.
Aplicación origen y Documento origen dicen de dónde vino la incidencia —Calidad, una tarea, un parte, la aplicación móvil— y permiten volver al documento que la originó.
Análisis#
Es la pestaña que separa un registro de un expediente de verdad. Cuatro campos:
| Campo | Qué se escribe |
|---|---|
| Descripción detallada de la incidencia | Los hechos, con el detalle que no cabía en el título |
| Análisis inicial | Qué se comprobó y qué se encontró al mirarlo |
| Causa raíz | El valor del catálogo de causas raíz, que es lo que permite agrupar |
| Análisis de causas raíces | El razonamiento: por qué esa es la causa y no otra |
La causa raíz del catálogo es la que cuenta
El texto libre lo lee una persona; el valor del catálogo lo cuenta la estadística. Si solo escribes el texto, dentro de un año nadie podrá decir cuál es el problema que más se repite.
Escribe el análisis aunque parezca obvio
Dentro de seis meses, cuando vuelva a pasar, esto será lo único que quede de lo que se pensó. Tres líneas bien escritas valen más que un expediente impecable y vacío.
Acciones#
La pestaña donde el expediente deja de ser papel. Tiene tres listas.
Acciones a implantar, arriba, con + para añadir y la papelera para quitar:
| Columna | Qué indica |
|---|---|
| Acción | Qué se va a hacer |
| Tipo | Corrección inmediata, correctiva, preventiva o de mejora |
| Responsable | Quién la ejecuta |
| Estado | Planificada, en ejecución, ejecutada, verificada |
| F. prevista | Cuándo se espera hacerla |
| F. límite | La fecha que no se puede pasar |
| Fecha fin | Cuándo se hizo de verdad |
Seguimiento de la acción, abajo a la izquierda: los comentarios de cómo va, con su autor y sus fechas.
Evaluación de la acción, abajo a la derecha: si ha servido para algo.
Seguimiento y evaluación son de la acción seleccionada
Las dos listas de abajo cambian según qué acción tengas marcada arriba. Si están vacías, comprueba primero cuál está seleccionada.
Una acción sin responsable y sin fecha límite no se hace
Es la diferencia entre un sistema de calidad que funciona y uno que solo genera papel. Si no sabes quién ni para cuándo, no es una acción: es una intención.
Evaluar es lo que cierra el círculo
La pregunta de la evaluación no es «se hizo», sino «ha dejado de pasar». Es lo primero que mira un auditor y lo último que suele estar escrito.
Notificaciones#
Los avisos que s360 ha enviado sobre este expediente: a quién, cuándo y por qué. Es la prueba de que la gente afectada se enteró, que es exactamente lo que se pregunta cuando algo se repite.
Documentación#
Los ficheros del expediente: fotos del defecto, informes del proveedor, correos del cliente, el acta de la reunión donde se decidió la acción. Se adjuntan y se quitan desde aquí, y tienen su propio buscador.
La foto del día es la prueba que no se puede reconstruir
Un informe se puede reescribir; la foto de cómo estaba aquello, no. Adjúntala cuanto antes.
Campos adicionales#
Los campos propios que tu empresa haya definido para las no conformidades. Se configuran desde Configuración › Campos adicionales; si la pestaña está vacía, es que tu empresa no ha definido ninguno.
El informe 8D#
Desde el expediente se genera el informe 8D: el documento en PDF con el que se le cuenta a un cliente, a un auditor o a la dirección qué ha pasado y qué se ha hecho. Se llama así por las ocho disciplinas de la metodología clásica de resolución de problemas, y es el formato que piden muchos clientes industriales cuando algo les llega mal.
Se arma solo con lo que ya has escrito, y ahí está el motivo para escribirlo bien:
| En el informe aparece | Y sale de |
|---|---|
| Qué pasó | Título y descripción |
| Con qué detalle | Descripción detallada y análisis inicial |
| Por qué pasó | Causa raíz y su análisis |
| A qué afectó | Artículo, número de serie o lote, número de pieza y cantidad afectada |
| Qué se hizo | Las acciones, con su responsable, sus fechas y su estado |
| Quién y cuándo | Departamentos, persona que notificó y fechas del expediente |
Sale con el logotipo y los datos de tu empresa, tal y como estén en Configuración › Mi empresa.
El informe es el examen del expediente
Si al generarlo salen huecos, no es un fallo del informe: es que el expediente está incompleto. Es la forma más rápida de ver qué falta antes de cerrarlo.
No confundir con descargar un adjunto
Dentro de la pestaña Documentación también se descargan los ficheros que alguien adjuntó. Eso es otra cosa: el informe 8D lo construye s360 con el contenido del expediente.
El circuito completo#
- Entra la incidencia por el buzón.
- Se convierte en no conformidad y se le asigna estado.
- Se rellena Análisis hasta dar con la causa raíz.
- Se abren acciones con responsable y fecha límite.
- Se registra el seguimiento mientras se ejecutan.
- Se evalúa si han funcionado.
- Se pasa el expediente a un estado FINAL y se cierra.
Cerrar es una decisión, no un olvido
Un expediente abierto para siempre no es más riguroso: es ruido que tapa los que de verdad siguen vivos.
Problemas frecuentes#
No me deja guardar. Repasa los campos obligatorios de la primera pestaña: título y descripción no pueden quedarse vacíos.
Los desplegables de tipo, impacto o estado salen vacíos. Faltan los catálogos.
El expediente no aparece como cerrado en los informes. Comprueba que su estado está marcado como tipo FINAL en el catálogo de estados; el nombre no basta.
Qué viene después#
Lo que se aprende aquí se mide agrupando por causa raíz y por tipo desde Gestión de no conformidad.